Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

El área encargada de atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares es el Oficial de Protección de Datos Personales (a cargo de la Representación Legal), a través del correo privacy@mivetnet.com.

2. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta Política, las finalidades del tratamiento y cómo acceder a ella.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible (por ejemplo, el estado civil o la profesión).
• Dato semiprivado y privado: el que solo interesa a su titular o a un grupo determinado (por ejemplo, datos de contacto, financieros o de consumo).
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos biométricos, los relativos a la salud, al origen racial o étnico, a la orientación política o religiosa o a la vida sexual (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012).
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un Responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
• Clínica: clínica veterinaria, consultorio, peluquería, guardería, tienda u otro negocio que contrata la plataforma VetNet.
• Tutor: persona responsable de una o varias mascotas que se registra en VetNet o es registrada por una clínica.
• Plataforma: el software VetNet, incluidos el sitio web, la aplicación de gestión, el portal del tutor, la tienda en línea y sus integraciones.

3. Principios

VetNet aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica esto significa que solo pedimos los datos necesarios para cada finalidad, que no usamos los datos para fines distintos de los informados sin una nueva autorización y que el acceso a la información está limitado por clínica, por rol y por permiso.

4. En qué calidad actúa VetNet

VetNet es una plataforma tecnológica que usan varias clínicas independientes y que, además, administra la identidad de los tutores y de sus mascotas en toda la red. Por eso su calidad (Responsable o Encargado) depende de cada operación, no de una regla general:

Historial compartido entre clínicas. Cada anotación de la ficha de una mascota queda identificada con la clínica que la registró, el profesional, la fecha y su origen. Cada clínica corrige únicamente sus propios aportes, mediante notas trazables, y no puede alterar los de otra. Cuando una clínica consulta antecedentes registrados por otra con la autorización correspondiente, trata esos datos como Responsable para la atención que preste. Los detalles de la autorización, de su revocación, del cambio de propietario y de la salida de una clínica están en las Condiciones de la Red VetNet.

Cuando VetNet actúa como Encargado, la clínica es quien responde frente al titular, debe contar con su propia política y con la autorización de sus tutores y empleados, y VetNet trata los datos según el Acuerdo de transmisión de datos para clínicas. Si usted dirige a VetNet una solicitud sobre datos que administra una clínica, la remitiremos a esa clínica y le informaremos.

5. Datos que tratamos

Según su relación con VetNet, podemos tratar las siguientes categorías de datos. Algunos campos son obligatorios para prestar el servicio y otros son opcionales; el formulario correspondiente indica cuáles.

Cuando una clínica importa datos desde otro sistema (por ejemplo, una hoja de cálculo), es la clínica quien entrega esos datos y responde por haberlos obtenido con autorización.

6. Datos sensibles

VetNet trata datos sensibles solo cuando son necesarios para una finalidad concreta y con autorización explícita. En particular:

• Imagen del rostro (selfie) en el control de asistencia: la clínica puede exigir una selfie al marcar entrada y salida como evidencia de quién marcó. VetNet no hace reconocimiento facial ni crea plantillas biométricas; aun así, la trata como dato sensible.
• Ubicación al marcar asistencia: ver sección 7.
• Información de salud de personas: VetNet no la solicita. Si un tutor o una clínica la incluye en un texto libre (por ejemplo, una observación), se trata con la misma reserva de la historia clínica.

Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Ninguna actividad que no los requiera depende de que los entregue. Para la asistencia, la clínica debe ofrecer una alternativa efectiva sin selfie ni ubicación (por ejemplo, el registro manual por recepción), y no puede condicionar derechos laborales —como el pago de las horas trabajadas— a que el empleado autorice estos datos.

7. Datos de ubicación

• Registro del tutor: si usted lo permite en su navegador, usamos la ubicación del dispositivo una sola vez para detectar su ciudad y sugerirle clínicas cercanas. Las coordenadas se envían al servicio de geocodificación de Google Maps para obtener el nombre de la ciudad y no se guardan; solo se guarda la ciudad. Si no da el permiso, escribe la ciudad a mano.
• Asistencia del personal: si la clínica activa la validación por ubicación (solo cuando sea necesaria y proporcionada, y con una alternativa sin ubicación para quien no la autorice), al marcar se toman las coordenadas del dispositivo, se comparan con la ubicación de la sede y el radio permitido, y se guardan con la marcación durante 2 meses. No hay seguimiento continuo: la ubicación solo se toma en el momento de marcar.
• Servicios a domicilio: cuando usted pide o le agendan una atención en su casa, guardamos la dirección, el punto marcado en el mapa y las indicaciones para llegar, como parte del registro del servicio. Para ubicar la dirección y mostrar el mapa usamos Google Maps.
• Ubicación del personal durante un domicilio: mientras un domicilio está «en camino» o «en atención», el dispositivo del profesional asignado comparte su posición con el negocio para coordinar la visita, y con el tutor solo mientras va en camino. Se guarda únicamente la última posición (no el recorrido), solo durante esa visita, y se elimina al finalizar, cancelar o cerrar el domicilio. Fuera de un domicilio en curso no se toma la ubicación del personal.
• Sedes y entregas: la dirección y ubicación de las sedes de las clínicas y las direcciones de entrega de los pedidos.
• Ubicación aproximada para recomendaciones (opcional): con su autorización para fines comerciales, podremos usar su ciudad, zona o barrio —y, solo si la habilita expresamente en su dispositivo, su ubicación precisa— para mostrarle clínicas, servicios, eventos, productos y promociones cercanos. Puede retirar esta autorización en cualquier momento.

8. Niños, niñas y adolescentes

Las cuentas de VetNet son para personas mayores de 18 años; la casilla de aceptación incluye esa declaración, pero no es el único control. Si hay indicios de que una cuenta pertenece a un menor, VetNet la suspende y pide a quien la creó que acredite la representación (por ejemplo, con los datos mínimos de su madre, padre o representante legal), sin solicitar documentos de forma indiscriminada. Si no se acredita, la cuenta se elimina.

Los datos de niños, niñas y adolescentes que una clínica o un familiar registre sin que el menor tenga cuenta (por ejemplo, el nombre de un menor que acompaña a su familia o un contacto de emergencia) se tratan respetando su interés superior, sus derechos fundamentales y, según su madurez, su opinión (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012), con autorización de su representante legal y nunca con fines publicitarios.

La edad de la persona que usa la cuenta no es lo mismo que su legitimación para decidir sobre una mascota. Quien autoriza el acceso a la ficha de la mascota debe ser su propietario o una persona legitimada; ante un cambio de propietario o una controversia sobre quién puede autorizar, se aplica el procedimiento de las Condiciones de la Red VetNet. Si usted se entera de que un menor creó una cuenta, escríbanos para eliminarla.

9. Finalidades del tratamiento

A. Finalidades necesarias para prestar el servicio. Sin ellas no es posible usar la plataforma:

• Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios y controlar permisos por clínica, sede y rol.
• Registrar mascotas, historias clínicas, citas, procedimientos, vacunas, servicios de peluquería y guardería, y permitir que la clínica atienda a la mascota.
• Mantener la identidad única del tutor y la ficha única de cada mascota en la red VetNet, para que no tenga que registrarse de nuevo en cada clínica y para que pueda consultar la información de sus mascotas.
• Permitir la continuidad de la atención entre clínicas: que las clínicas que el propietario o la persona legitimada autorice consulten los antecedentes de la mascota que la autorización cubra; registrar quién consultó, cuándo y para qué; y permitir que se revoque ese acceso (ver las Condiciones de la Red VetNet).
• Mostrar al tutor en su portal la información de sus mascotas que registran las clínicas, y entregarle la documentación a la que tenga derecho.
• Operar la Red VetNet: recomendar, ordenar, mostrar u ocultar clínicas en el directorio y en las sugerencias según los criterios publicados, y aplicar los descuentos y beneficios a los que el tutor tenga derecho.
• Administrar los planes y membresías para mascotas que el tutor adquiera: verificar su vigencia, los servicios usados y las clínicas que los aceptan.
• Procesar pedidos, pagos, cobros, membresías, inscripciones a eventos, facturas y facturación electrónica, y llevar la contabilidad.
• Enviar comunicaciones operativas: confirmaciones, recordatorios de citas, vacunas y tratamientos, avisos de servicios terminados, cambios en un pedido, avisos de seguridad y de cambios en el servicio, por correo, WhatsApp o notificaciones en la plataforma.
• Gestionar al personal de la clínica: turnos, ausencias, asistencia y métricas de horas.
• Atender solicitudes de registro de clínicas, soporte técnico, peticiones, quejas y reclamos.

B. Finalidades de seguridad, legales y de mejora:

• Proteger la plataforma, prevenir fraude y accesos indebidos, y mantener registros de auditoría.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.
• Medir el uso del servicio, elaborar estadísticas y mejorar la plataforma, preferiblemente con información agregada o anonimizada.
• Medir el consumo de cada clínica según su plan (por ejemplo, la cantidad de mensajes enviados), sin guardar el contenido ni el teléfono en esas métricas.

C. Finalidades comerciales y de publicidad (opcionales). Cada una requiere una autorización separada, que usted puede dar o negar sin que eso afecte el servicio, y puede retirar por finalidad y por canal (por ejemplo, aceptar recomendaciones dentro de la plataforma pero no mensajes por WhatsApp):

• Publicidad e información para tutores. Enviarle información sobre productos, servicios, planes, eventos, novedades y promociones de VetNet, de las clínicas en las que está registrado y de aliados comerciales (marcas, laboratorios, distribuidores y otros negocios del sector de mascotas), por correo, WhatsApp, SMS, notificaciones o dentro de la plataforma.
• Personalización para tutores. Personalizar la publicidad y las recomendaciones usando la especie, raza, edad y peso de sus mascotas, sus compras y servicios contratados, la frecuencia de compra de ciertos productos, sus preferencias declaradas y su ubicación aproximada. No se usan diagnósticos, tratamientos, resultados ni notas clínicas para segmentar publicidad.
• Recomendaciones operativas para clínicas. Analizar la información operativa del negocio —niveles de inventario, rotación, productos próximos a agotarse o a vencer, compras, plan, tamaño y ciudad— para mostrarle recomendaciones de reposición y publicidad de productos, proveedores y marcas relevantes (ver los Términos y condiciones, que regulan el uso de esa información).
• Información para aliados. Informar a los aliados, de forma agregada o anonimizada, el alcance de sus campañas. Los aliados no reciben datos que lo identifiquen.
• Realizar encuestas de satisfacción e investigaciones de mercado.

Contactos comerciales. Los mensajes comerciales por teléfono, SMS o WhatsApp respetan los horarios, la frecuencia y los canales que fija la Ley 2300 de 2023 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, incluida la consulta del Registro de Números Excluidos (RNE), teniendo en cuenta las autorizaciones que usted haya dado después de inscribirse en él. Puede dejar de recibirlos con BAJA o desde su portal.

Decisiones automatizadas. La personalización solo decide qué contenido o anuncio ver. VetNet no toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre usted o que le afecten de forma significativa.

D. Operaciones corporativas. Si VetNet se fusiona, escinde, vende o transfiere su negocio, los datos podrán transferirse al adquirente, que deberá respetar esta Política y las autorizaciones otorgadas.

10. Autorización

Obtenemos la autorización de forma previa, expresa e informada, por escrito, de forma electrónica (casillas de aceptación, firma en la plataforma), de forma oral grabada o mediante conductas inequívocas —por ejemplo, escribirnos por WhatsApp para solicitar información—. Conservamos prueba de la autorización: la versión del texto aceptado, la fecha y hora, el canal y la finalidad. Las autorizaciones para datos sensibles, para fines comerciales y para el acceso de otras clínicas a la ficha de la mascota se piden por separado.

La ley prevé excepciones a la autorización, por ejemplo cuando la información la solicita una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, se trata de datos públicos, de urgencia médica o sanitaria, de fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, o de datos del Registro Civil (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012). VetNet no usa esas excepciones para habilitar accesos entre clínicas: sin una autorización vigente de quien está legitimado, una clínica no consulta los antecedentes registrados por otra.

11. WhatsApp, correo, pagos e inteligencia artificial

WhatsApp de las clínicas. Cada clínica puede conectar su propio número de WhatsApp Business. Los mensajes a tutores salen desde el número de la clínica y solo si el tutor dio su autorización a esa clínica; los mensajes comerciales requieren una autorización adicional. El tutor puede escribir BAJA para dejar de recibir mensajes y ALTA para volver a recibirlos, o cambiar su preferencia en su portal. Si no hay autorización o WhatsApp no está disponible, el aviso llega por correo. Las respuestas del tutor se guardan en el historial de la mascota para que la clínica pueda atenderlas.

WhatsApp de VetNet (+57 305 309 9667). Al escribirnos, guardamos su número, nombre de perfil y mensajes para responderle; recibirá una respuesta automática con el enlace a esta Política y nuestro equipo recibe un aviso interno. Usamos esta conversación solo para atender su solicitud, salvo que nos autorice para fines comerciales.

WhatsApp es un servicio de Meta Platforms, Inc.; al usarlo también aplican sus términos y su política de privacidad. VetNet no lee las conversaciones privadas que usted tenga fuera de los números conectados a la plataforma.

Pagos. Los pagos en línea se procesan mediante pasarelas de pago autorizadas en Colombia (por ejemplo, Wompi, Mercado Pago u otras que se integren), PSE, Bre-B, transferencia o efectivo. Los datos de la tarjeta, las claves bancarias y la validación del pago los maneja la pasarela bajo sus propios estándares de seguridad (como PCI DSS). VetNet solo recibe la referencia, el valor, el estado y, si el pagador lo carga, el comprobante. Las credenciales que cada clínica configura para cobrar se guardan cifradas.

Inteligencia artificial. Algunas funciones usan modelos de inteligencia artificial de terceros (actualmente Anthropic) para tareas puntuales: sugerir cómo mapear las columnas de un archivo importado (los valores de muestra se envían enmascarados), interpretar instrucciones del administrador para armar turnos (lo que incluye nombres del personal) y redactar borradores de contenido de eventos. No enviamos historias clínicas a estos servicios. Según las condiciones comerciales de la interfaz de programación del proveedor, los datos que enviamos no se usan para entrenar sus modelos; VetNet revisa esas condiciones periódicamente. El resultado siempre lo revisa y confirma una persona.

12. Proveedores, transmisiones y transferencias internacionales

Para prestar el servicio, VetNet se apoya en proveedores. Cuando el proveedor trata los datos por cuenta de VetNet o de la clínica y solo para prestar su servicio, hay una transmisión a un Encargado, y VetNet exige contratos o condiciones que lo obligan a tratarlos solo para esa finalidad y con medidas de seguridad. Cuando el proveedor decide por sí mismo sobre los datos que recibe (por ejemplo, la pasarela de pago respecto de los datos de la tarjeta, o Meta respecto de su propio servicio), hay una transferencia a otro Responsable, que se rige por sus propias políticas. La tabla indica el caso de cada proveedor. Los proveedores pueden apoyarse en subcontratistas.

Varios proveedores están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Cuando la ley exige autorización o un instrumento específico para una transmisión o transferencia internacional, VetNet lo obtiene o lo suscribe; no basta con que el país sea considerado adecuado. Al aceptar esta Política usted queda informado de estos envíos y, cuando la ley lo requiera, los autoriza de manera expresa.

La lista puede cambiar; la versión vigente siempre estará en esta página. También podemos compartir datos con asesores (contables, jurídicos, de auditoría) obligados a confidencialidad, y con autoridades cuando la ley lo exija.

13. Seguridad de la información e incidentes

VetNet adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas:

• Conexiones cifradas (HTTPS/TLS) y cifrado de credenciales y tokens con AES-256-GCM.
• Aislamiento estricto de la información de cada clínica y control de acceso por rol y permiso.
• Autenticación gestionada por un proveedor especializado y verificación adicional para operaciones críticas.
• Registros de auditoría de accesos y cambios, y pruebas automáticas contra accesos entre clínicas.
• Copias de seguridad, protección perimetral y límites contra abuso.
• Acceso del equipo de VetNet limitado a lo necesario para soporte y operación, con obligación de confidencialidad.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, VetNet (i) lo comunica a la Superintendencia de Industria y Comercio por el canal y dentro de los plazos que esta establezca, (ii) avisa a las clínicas afectadas cuando VetNet actúe como su Encargado, dentro de las 72 horas siguientes a confirmarlo, y (iii) informa a los titulares afectados cuando la ley lo exija, indicando lo ocurrido y las medidas adoptadas. Usted también debe proteger su contraseña y avisarnos si sospecha un uso indebido de su cuenta.

14. Cookies y almacenamiento en el navegador

El sitio y la plataforma usan tecnologías de almacenamiento en el navegador (cookies, almacenamiento local e IndexedDB) necesarias para funcionar:

• Mantener la sesión iniciada (proveedor de autenticación).
• Recordar el idioma, el tema visual, la clínica que está visitando, el carrito de compras y los avisos o anuncios que usted cerró.
• Seguridad y protección contra bots y ataques (Cloudflare).

A la fecha de esta versión no usamos cookies de publicidad ni de analítica de terceros. Si las incorporamos, le pediremos su consentimiento previo mediante un aviso que le permitirá aceptarlas o rechazarlas. Puede borrar o bloquear el almacenamiento desde la configuración de su navegador, aunque algunas funciones (como mantener la sesión) dejarán de funcionar.

15. Conservación de los datos

Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para la finalidad que justificó su recolección y para cumplir obligaciones legales; no los conservamos de forma indefinida sin fundamento ni los borramos automáticamente cuando una norma exige custodiarlos. Esta es la tabla de conservación, con quién custodia cada registro:

Cierre de cuenta o salida de una clínica. El cierre de la cuenta de un tutor no borra lo que las clínicas registraron legítimamente al atender a su mascota. Cuando una clínica termina su relación con VetNet, puede exportar su información dentro del plazo previsto en los Términos y condiciones (60 días); después, VetNet elimina o anonimiza lo que no deba custodiar por ley. Qué acceso cesa y qué conserva cada clínica se explica en las Condiciones de la Red VetNet.

Copias de seguridad. Las copias se renuevan de forma periódica y los datos eliminados desaparecen de ellas al completarse su ciclo. Si se restaura una copia, VetNet vuelve a aplicar las supresiones y revocaciones realizadas después de esa copia, para que no reaparezcan datos ya eliminados.

16. Derechos de los titulares

Como titular, usted tiene derecho a (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de agotar el trámite de reclamo ante VetNet o ante la clínica responsable.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

El acceso gratuito a sus datos personales y los derechos de conocer, actualizar y rectificar no dependen de ningún plan, membresía o pago: los planes solo agregan herramientas adicionales, no limitan estos derechos. Muchos de ellos puede ejercerlos usted mismo desde la plataforma: el tutor actualiza su perfil, cambia sus preferencias de comunicación, revoca los accesos de otras clínicas y gestiona las autorizaciones desde su portal.

17. Cómo presentar consultas y reclamos

Puede escribir a privacy@mivetnet.com o por WhatsApp al +57 305 309 9667. Pueden presentar solicitudes el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro. Indique: nombre completo, número de documento, datos de contacto, la descripción clara de lo que solicita y los documentos que quiera hacer valer. Por seguridad podremos pedirle que confirme su identidad.

• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): se responden en máximo 10 días hábiles desde su recibo. Si no es posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir, revocar o denunciar un incumplimiento): se responden en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales.
• Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin que lo complete, se entenderá que desistió.
• Dentro de los 2 días hábiles siguientes a recibir un reclamo completo, marcaremos los datos con la leyenda «reclamo en trámite» hasta resolverlo.
• Si la solicitud corresponde a datos que administra una clínica, la remitiremos a esa clínica dentro de los 2 días hábiles siguientes y le informaremos a usted.

Supresión y sus límites. La supresión no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos —por ejemplo, las facturas y soportes contables, o la historia clínica firmada que la clínica debe conservar—. En esos casos, bloquearemos o anonimizaremos los datos para cualquier uso distinto de esa obligación. La revocatoria de la autorización para fines comerciales procede siempre y se aplica en todos los canales.

Para solicitar la eliminación de su cuenta, consulte las instrucciones de eliminación de datos.

18. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política. Los cambios sustanciales —en especial sobre el Responsable o sobre las finalidades— los informaremos antes de que entren en vigor, por correo, en la plataforma o en este sitio; si el cambio afecta una finalidad que requiere autorización, la pediremos de nuevo. Cada versión indica su número y fecha de vigencia, y conservamos las versiones anteriores.

19. Vigencia

Esta Política rige desde la fecha indicada al inicio del documento. Las bases de datos de VetNet estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y los plazos de conservación de la sección 15. VetNet verifica periódicamente si debe inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos y las inscribe cuando la normativa lo exija; la inscripción, o la ausencia de la obligación de hacerla, no sustituye ninguna de las demás obligaciones de protección de datos personales.