Acuerdo de Transmisión de Datos Personales para Clínicas

1. Objeto y alcance

Para la atención propia de la Clínica, VetNet tratará por cuenta de ella los datos personales necesarios para prestar el servicio contratado: datos de tutores y sus mascotas, historias clínicas, citas, servicios, facturas, pedidos, pagos, mensajes y comunicaciones, y datos de los empleados y colaboradores de la Clínica (incluidos turnos, ausencias, asistencia, selfie y ubicación al marcar, si la Clínica activa esas funciones).

Las operaciones autorizadas son: recolectar a través de la plataforma, almacenar, organizar, consultar, mostrar a los usuarios autorizados por la Clínica, enviar comunicaciones en su nombre, respaldar, exportar, anonimizar y suprimir. VetNet no usará estos datos para fines propios, salvo los que la Política de Tratamiento de Datos de VetNet asigna a VetNet como Responsable: la cuenta e identidad única del tutor y la ficha única de la mascota en la red, los permisos y el registro de accesos entre clínicas, y lo que el titular autorice directamente a VetNet.

2. Historial compartido entre clínicas

La Clínica entiende y acepta que la plataforma permite que la ficha de una mascota reúna aportes de varias clínicas y que, con la autorización del propietario o de la persona legitimada, otra clínica consulte los antecedentes. En ese contexto:

• Autoría. Cada aporte de la Clínica queda identificado con la Clínica, el profesional, la fecha y el origen. La Clínica conserva la autoría de sus aportes y los corrige solo con notas trazables; no altera los de otras clínicas.
• Calidad de las partes. Respecto de lo que la Clínica registra en su propia atención, la Clínica es Responsable y VetNet su Encargado. Respecto de la ficha única, las vinculaciones, los permisos y la circulación autorizada, VetNet es Responsable. Cuando la Clínica consulta antecedentes de otra con autorización, los trata como Responsable para la atención que preste, para ese único fin.
• Autorización del propietario. La Clínica solo accede a lo que el propietario autorizó, con el alcance y la vigencia de esa autorización, y registra la finalidad de cada consulta. No usa los antecedentes de otras clínicas para fines distintos de la atención de la mascota.
• Sin acceso por urgencia. La Clínica no puede acceder a antecedentes de otra clínica sin autorización vigente alegando una urgencia, mientras VetNet no habilite un mecanismo excepcional con respaldo jurídico.
• Revocación. Revocada una autorización, la Clínica deja de ver los antecedentes de otras clínicas y conserva, con acceso restringido, lo que registró ella misma y lo que incorporó legítimamente a su atención mientras la autorización estuvo vigente.
• Reglas de la red. La Clínica cumple las Condiciones de la Red VetNet.

3. Obligaciones de la Clínica (Responsable)

• Contar con una política de tratamiento de datos y un aviso de privacidad propios, e informar a los titulares que VetNet es su Encargado.
• Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de sus tutores y empleados para cada finalidad, incluidas la autorización para mensajes por WhatsApp y la separada para fines comerciales, y la autorización explícita para datos sensibles (selfie de asistencia).
• Ofrecer a sus empleados una alternativa a la selfie y a la ubicación cuando no autoricen ese tratamiento.
• Entregar o registrar solo datos veraces, pertinentes y obtenidos lícitamente, incluidos los que importe desde otros sistemas.
• Atender las consultas y reclamos de sus titulares en los plazos de la ley, con el apoyo de VetNet.
• Publicar al tutor al menos la información esencial de sus mascotas y respetar las reglas de acceso entre clínicas de las Condiciones de la Red VetNet. Cuando la Clínica accede a la historia registrada por otra clínica con consentimiento del tutor, trata esos datos como Responsable para la atención que preste.
• Dar instrucciones lícitas y documentadas a VetNet; la configuración de la plataforma (permisos, comunicaciones, funciones activadas) se entiende como instrucción de la Clínica.

4. Obligaciones de VetNet (Encargado)

En los términos del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, VetNet se obliga a:

• Tratar los datos solo según las instrucciones de la Clínica y para las finalidades de este Acuerdo.
• Aplicar las medidas de seguridad descritas en la Política de Tratamiento de Datos, incluido el aislamiento de la información de la Clínica frente a otras clínicas.
• Garantizar la confidencialidad: solo el personal que lo necesite accede a los datos, con obligación de reserva que se mantiene después de terminado el Acuerdo.
• Tramitar las consultas y reclamos que reciba de los titulares remitiéndolos a la Clínica dentro de los 2 días hábiles siguientes, y apoyarla con las herramientas de la plataforma (actualización, exportación, bloqueo y supresión).
• Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» o «información en discusión judicial» cuando la Clínica o la autoridad lo indiquen.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya ordenado la SIC.
• Permitir el acceso a la información únicamente a quien la Clínica autorice o a la autoridad competente.
• Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad, en coordinación con la Clínica.

5. Subencargados y transferencias internacionales

La Clínica autoriza a VetNet a usar los proveedores listados en la sección 12 de la Política de Tratamiento de Datos, varios de ellos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. VetNet exige a sus proveedores obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de este Acuerdo y responde frente a la Clínica por su cumplimiento. VetNet avisará los cambios de proveedores principales con al menos 30 días de anticipación; si la Clínica tiene una objeción fundada y no se resuelve, podrá terminar el contrato sin penalidad.

6. Incidentes de seguridad

VetNet avisará a la Clínica sin demora injustificada, y a más tardar dentro de las 72 horas siguientes a confirmarlo, cualquier incidente que comprometa los datos de la Clínica, indicando lo que se conozca: naturaleza, datos y titulares afectados, consecuencias probables y medidas adoptadas. Este aviso es un compromiso contractual entre las partes.

Es independiente del reporte que cada parte deba hacer ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y de la información a los titulares, que se rigen por la ley, por el canal y en los plazos que la SIC fije. VetNet reporta los incidentes que afecten las bases de datos de las que es Responsable; la Clínica, los de sus bases de datos. Las partes se coordinan y colaboran en esos reportes.

7. Duración, devolución y supresión

Este Acuerdo dura lo mismo que la relación de servicio. Al terminar, la Clínica podrá exportar su información durante 60 días calendario, incluidos los adjuntos y la autoría y trazabilidad de cada registro; después, VetNet suprimirá o anonimizará los datos, salvo los que deba conservar por ley o los que el titular haya vinculado directamente a su cuenta de VetNet (su identidad y la ficha de su mascota en la red). Las copias de seguridad se eliminan al cumplirse su ciclo de renovación, y si se restaura una copia VetNet vuelve a aplicar las supresiones posteriores.

Salida de la Clínica de la red. Cesa el acceso de la Clínica a los antecedentes de otras clínicas. La Clínica conserva y custodia sus propios registros y los antecedentes que incorporó legítimamente a su atención, según las normas que le apliquen, y sus aportes siguen formando parte del historial de la mascota con su autoría, mientras el propietario no pida lo contrario y la ley lo permita.

8. Verificación

A solicitud razonable de la Clínica, con un aviso de al menos 15 días y no más de una vez al año, VetNet le entregará información sobre las medidas de seguridad y sobre los proveedores que tratan sus datos, sin revelar información de otras clínicas ni que comprometa la seguridad de la plataforma.

9. Responsabilidad

Cada parte responde por el cumplimiento de sus propias obligaciones legales. La Clínica responde por la licitud de los datos que entrega y por la existencia de las autorizaciones; VetNet, por tratarlos según este Acuerdo. Aplica la limitación de responsabilidad de los Términos, con las excepciones allí previstas y sin limitar las potestades de las autoridades ni los derechos de los titulares.